專案管理溝通心法 - 如何面對一直想修改的客戶?

滿常遇到一些客戶在合作前會問說:如果提出來的設計都不是我們喜歡的怎麼辦?當然,喜歡是很主觀的事情,所以我們公司團隊在前置溝通花比較多的時間成本在這個過程,以確保與客戶雙方是達到共識的,今天跟大家分享一下,平常我們公司如何處理這方面的問題。

ES 專案進行時的溝通流程

在確定每個專案合作後,我們會開始進行風格討論與資料搜集的步驟,不論是網站或是品牌專案。

1. 資料搜集/風格提案

客戶需要提供給我們所有的品牌資產,在收到資料後,我們團隊會內部進行資料搜集與發想過程,在會議上不斷交換點子,從關鍵字發想,結合客戶要傳達的品牌精神,並如何從視覺做整合,我們內部達到共識後,將資料整理成簡報,較抽象的概念我們也會透給可視化的圖像傳達。

2. 共識會議

簡報大致上會分成:競品分析、訪談統整、發展核心、關鍵字、風格提案方向、總結與討論。

每個步驟都確保和客戶的想法是一致的,出發點都是為了品牌傳達與企業精神,而不是純粹為了客戶本身的個人喜好。並在會議過程中,記錄下客戶的反應與回覆。

3.設計提案

在確定客戶決定後的方向後,團隊才會依照客戶的回覆進行設計提案。前提是,達到雙方共識,才進行實際的設計階段。

這樣,就不會有修改了嗎?

當然不可能,世界上沒有不會修改的客戶,但也沒有無法解決的問題。

身為PM 的角色,負責和客戶溝通設計師的想法,每天的日常就是不斷地說服,溝通,協調,理解,接受,整合,討論,就這些步驟反反覆覆的循環。

有時候客戶會再看到設計稿後,很「直覺」的說出「主觀」下的見解,通常是未經大腦思考而直接說出來的感受,當然十之八九不是順耳好聽的,有些客戶會在這時候忘記前面會議上達到的共識,所以常會偏離主題的做一些不是很理智的批判。

這時候該怎麼辦呢?

就是~深呼吸三口氣,😂,理解客戶要說什麼?為什麼會這樣表達? 再適當的告訴客戶為什麼會這樣設計,設計的出發點是因為前面討論的哪些關鍵字而發想的,並搭配之前的簡報來喚起客戶記憶。

當然,客戶在他們產業的領域上,一定是比我們還要專業。

尊重專業,理性溝通,理解為什麼要修改的原因是什麼

是不是真的從客戶的角度出發是更好的? 再著手進行修改方向,以及如何調整達到雙方共識。

遇到很主觀的客戶,要如何溝通?

再來是會遇到一種客戶會說:恩,我問問我老闆,我老闆意見應該不少,我們老闆是很有自己想法的。我們老闆是……..巴拉巴拉

在聽到這種話後,我的第一個反應一定是要求:請老闆參與每次的會議,讓老闆在前期規劃就知道為什麼要這樣做,並讓他參與每一個階段,讓老闆知道結果是因為怎樣的過程而來的。

這是目前我們找到最好的解決方式,當然,「老闆」畢竟是管理者,多少會有很「主觀」的個人意見,這時候,通常會拿出更專業的說法讓老闆理解,為什麼不好,為什麼不行?

互相尊重彼此的專業領域,相信沒有什麼是無法溝通的。

在溝通過程中,一定會碰到雙方理解的是完全不同的事情,這時候,擅長運用圖片溝通,明確表達,而不是只說出「感覺」、「概念」、「我覺得」、「我想要」這種很抽象的形容詞。

在每次溝通時,對話紀錄、使用的圖片都一定要留下,因為有時雙方會有失憶的情況,這時候翻閱對話溝通紀錄,絕對是喚起記憶的好方法。

重點筆記:

  1. 前置作業一定要做足功課,達到雙方共識再進行設計。
  2. 不要永遠把客戶需求當無理的要求,換位思考並理解原因。
  3. 互相尊重彼此專業,有時候無謂的堅持沒有意義,反而各退一步會激盪出更好的火花。
  4. 理性溝通,適時的提醒客戶,共識應該是在主觀表達感受之前。